Control de la información documentada

Las normas de gestión ISO indican que al crear y actualizar la información documentada debemos asegurarnos de que su identificación y descripción sean apropiadas (por ejemplo, a través del título, la fecha, el autor o de un número de referencia).

Al dar de alta los documentos en aDhOC System, cada uno de ellos se identifica y se describe por medio de una ficha de información que contiene la categoría, el código, el título, la versión, el área, el proceso, la fecha, notas, resumen y el nombre del archivo electrónico.

Los estándares establecen que igualmente apropiados deben ser el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico).


aDhOC System controla documentos en su aplicación original (Word, Excel, PowerPoint, Visio, AutoCAD, etcétera) o los transforma a PDF, pudiendo así decidirse cuáles serán impresos y cuáles no.

De acuerdo con ISO la información documentada debe ser revisada y aprobada para asegurar así su conveniencia y adecuación antes de ser utilizada.


Los documentos son enviados a flujo de aprobación electrónica en aDhOC System. Es posible configurar el número de pasos y el tiempo límite para cada paso. Los participantes son notificados por e-mail.

Las normas ISO también piden que la información documentada esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite.


Conforme los documentos son aprobados, aDhOC System los pone inmediatamente a disposición de los usuarios, quienes son notificados por e-mail.

La interfaz WEB facilita el acceso a los documentos dentro y fuera de la organización (Intranet e Internet) sin que se pierda el control requerido por los sistemas de gestión ISO.

Es importante la distribución, acceso, recuperación y uso. El acceso puede implicar una decisión en relación al permiso, solamente para consultar la información documentada, o al permiso y a la autoridad para modificarla.


Cada usuario en aDhOC System tiene un ID y una contraseña para asegurar que solamente las personas autorizadas consulten los documentos. El acceso y la edición de los documentos se definen de acuerdo con el perfil de cada usuario.

Las cláusulas tratan sobre el almacenamiento, la preservación, la conservación y la disposición de la información documentada.


aDhOC System es un repositorio para políticas, procedimientos, instructivos, formatos, descripciones de puesto, diagramas de flujo, dibujos, normas, leyes, reglamentos, especificaciones, etcétera.

Los estándares ISO señalan como un requisito el control de los cambios (a través por ejemplo, del control de versiones).


aDhOC System lleva automáticamente el control de las versiones de todos los documentos, y por lo tanto la lista maestra estará siempre al día.

El sitio Web se actualiza cada vez que se aprueban los documentos, y un reporte con el historial de versiones está listo en todo momento. Este reporte incluye los nombres y puestos de quienes revisaron y aprobaron, así como sus comentarios con fecha y hora.


aDhOC System es la solución ideal para el control de la información documentada de acuerdo con las normas internacionales ISO. Llámenos y con gusto le atenderemos.